Повний посібник з реєстрації MSB у FINTRAC у 2025 році

Що таке FINTRAC і чому реєстрація MSB є обов’язковою

Бізнеси з надання грошових послуг (MSB) у Канаді зобов’язані за законом зареєструватися у FINTRAC (Центр аналізу фінансових операцій і звітів Канади) перед початком діяльності. FINTRAC — це канадський підрозділ фінансової розвідки, який відповідає за виявлення та запобігання відмиванню грошей і фінансуванню тероризму. Відповідно до федерального Закону про доходи від злочинної діяльності (відмивання грошей) і фінансування тероризму (PCMLTFA), будь-яка особа або компанія, що надає послуги MSB (такі як обмін валют, переказ грошей, випуск або викуп грошових переказів чи операції з віртуальними/криптовалютами), повинна зареєструватися у FINTRAC. Це стосується навіть тих, хто має провінційну ліцензію або працює за межами Канади, але обслуговує канадських клієнтів.

Реєстрація як MSB — це не просто формальність — діяльність без реєстрації є незаконною. Без FINTRAC-реєстрації фінтех- або криптокомпанія ризикує зіткнутися з серйозними наслідками, серед яких:

Банки можуть закрити ваші рахунки або відмовити в обслуговуванні
Великі штрафи (адміністративні санкції до $500 000)
Можливі кримінальні звинувачення за недотримання вимог
Публікація у звітах FINTRAC про порушення (що шкодить репутації)

Отже, реєстрація MSB є обов’язковою для створення легального й надійного фінтех- або криптобізнесу в Канаді. Реєстрація у FINTRAC (яку часто неформально називають «ліцензією MSB») є вашим ключем до законної діяльності, співпраці з банками та стабільного розвитку на канадському ринку. Примітка: певні особи або компанії не можуть зареєструватися (наприклад, ті, хто має судимості за відмивання грошей або шахрайство), тому перед початком переконайтеся, що всі власники та директори відповідають вимогам.

Оновлення 2025: новий етап попередньої реєстрації FINTRAC

Важливе оновлення на 2025 рік: FINTRAC запровадив двохетапний процес реєстрації MSB, який починається з етапу попередньої реєстрації. Раніше компанії могли відразу подати онлайн-форму для реєстрації MSB. Тепер спочатку потрібно подати форму попередньої реєстрації до FINTRAC, після чого офіцер з комплаєнсу зв’яжеться з вами для заповнення основної заявки. Цей етап було введено для того, щоб FINTRAC міг ефективніше керувати зростаючою кількістю заявок і перевіряти відповідність заявників базовим критеріям до початку процесу.

Як працює попередня реєстрація: Ви заповнюєте онлайн-форму «Request to Register a Money Services Business» із базовою інформацією про ваш бізнес (контактні дані, заплановані послуги, короткий опис бізнес-моделі). Команда FINTRAC розглядає цю попередню заявку, щоб визначити вашу відповідність і уточнити модель вашої діяльності. Порада: надайте якомога більше деталей про заплановані послуги та принципи роботи бізнесу. FINTRAC використовує цю інформацію, щоб переконатися, що вам дійсно потрібна реєстрація MSB, і визначає подальший процес. Невизначені або поверхові відповіді можуть спричинити додаткові запити та затримки.

Після розгляду попередньої заявки офіцер FINTRAC зв’яжеться з вами (зазвичай телефоном або електронною поштою), щоб надати облікові дані для доступу до системи повної реєстрації MSB або запросити додаткову інформацію. Після отримання підтвердження (тобто логіна та пароля до захищеного порталу FINTRAC або посилання Canada Post для безпечної передачі документів) ви зможете перейти до другого етапу — заповнення основної заявки. Введення цього етапу попередньої реєстрації допомагає FINTRAC відсівати непридатні заявки та ефективніше супроводжувати серйозних заявників.

Покроковий процес реєстрації MSB у FINTRAC

Запуск фінтех- або криптокомпанії MSB у Канаді складається з кількох етапів — від створення компанії до отримання офіційного номера реєстрації MSB. Нижче наведено покрокову інструкцію, що охоплює як підготовчі дії, так і етапи реєстрації у FINTRAC:

Крок 1: Зареєструйте компанію в Канаді

Перший крок — інкорпорувати ваш бізнес у Канаді (або зареєструвати юридичну особу). Реєстрація MSB у FINTRAC прив’язана до юридичної особи (корпорації, приватного підприємства, партнерства тощо), тому потрібна офіційна компанія. Більшість фінтех-підприємців створюють федеральну або провінційну корпорацію. Інкорпорація забезпечує отримання сертифіката про реєстрацію та інших установчих документів, які FINTRAC вимагатиме як доказ існування бізнесу. Переконайтеся, що назва вашої компанії відповідає вимогам (зазвичай має складатися з відмінної частини та описової, яка відображає вид діяльності). Наявність канадської компанії також спрощує відкриття банківського рахунку та демонструє законну присутність у країні.

Порада: вам знадобиться канадська адреса для зареєстрованого офісу (фізичний офіс не є обов’язковим, але юридична адреса в Канаді має бути). Якщо ви міжнародний засновник, розгляньте можливість скористатися послугами віртуального офісу або зареєстрованої адреси через провайдерів, як-от MapleBiz. Після інкорпорації зберігайте копії установчих документів, статуту компанії та реєстру акціонерів — пізніше їх потрібно буде надати як підтвердження структури власності та управління.

Крок 2: Отримайте бізнес-номер і базову реєстрацію

Після інкорпорації зареєструйте бізнес-номер (Business Number, BN) у Канадському агентстві доходів (CRA). Зазвичай корпорації отримують BN автоматично при реєстрації. Цей номер використовується для податкових і федеральних реєстрацій і також ідентифікує вашу компанію в системі FINTRAC. Хоча у формах FINTRAC не завжди прямо запитується BN, він важливий для комплаєнсу та банківських процедур.

На цьому етапі також подбайте про базову організацію бізнесу: відкрийте банківський рахунок (якщо можливо) і створіть канали діяльності (домен сайту тощо). Банківська інформація є одним з елементів, які FINTRAC запитує під час реєстрації. Деякі банки в Канаді вимагають FINTRAC-реєстрацію до повної активації рахунку (через політику ризиків), але процес відкриття можна розпочати завчасно або скористатися фінтех-альтернативами. Якщо рахунок уже відкрито, підготуйте дані банку для форми FINTRAC. Якщо ні — поясніть, як плануєте управляти клієнтськими коштами.

Також визначте всіх власників, директорів і топ-менеджерів компанії, адже їхні персональні дані знадобляться у заявці. Особи, що володіють 20% або більше компанії, підлягають додатковій перевірці (зокрема обов’язковій довідці про несудимість).

Крок 3: Підготуйте всі необхідні документи та інформацію

Перш ніж офіційно подати заявку, зберіть усі ключові документи та дані, які знадобляться. У 2025 році процес реєстрації FINTRAC вимагає подання широкого набору інформації про ваш бізнес. Підготуйте наступне:

Дані про власників і керівництво: Список усіх директорів, керівників і власників (прямих або опосередкованих), які володіють 20% або більше компанії, із зазначенням повного імені, дати народження та посади. Необхідно отримати довідки про відсутність судимості для кожної з цих осіб. Довідки мають бути видані поліцією або уповноваженим органом у країні проживання особи не раніше ніж за 6 місяців до подачі заявки. (Якщо документ не англійською чи французькою, потрібно зробити переклад і засвідчити його офіційно.) Будьте готові завантажити або надіслати ці документи як частину пакета заявки.
Документи про реєстрацію компанії та структуру власності: Якщо це корпорація, потрібно надати сертифікат про інкорпорацію і документ, що описує структуру власності та контролю (організаційну схему або офіційний реєстр акціонерів із частками). Партнерства чи інші форми бізнесу повинні подати установчі документи (договір партнерства тощо) і схему структури власності. FINTRAC має бачити підтвердження законного існування компанії та осіб, які її контролюють.
Документація програми комплаєнсу: За законом кожен MSB повинен мати програму боротьби з відмиванням коштів і фінансуванням тероризму (AML/CFT) на момент реєстрації. Ви повинні призначити офіцера з комплаєнсу (особу, відповідальну за дотримання правил у щоденній діяльності) і мати письмову програму комплаєнсу. Вона має включати AML-політики та процедури компанії (як ви перевіряєте клієнтів, моніторите транзакції, ведете облік і звітуєте про підозрілі або великі операції), документовану оцінку ризиків щодо фінансових злочинів і план навчання персоналу. FINTRAC може не вимагати повний документ при поданні, але наявність належної програми комплаєнсу є обов’язковою — регулятор може попросити її під час розгляду. Переконайтеся, що у вашій програмі зазначено ім’я офіцера з комплаєнсу та описано процедури знай свого клієнта (KYC) і навчання.
Прогноз обсягів транзакцій: FINTRAC вимагатиме оцінку загальної річної суми транзакцій для кожного типу MSB-послуг, які ви плануєте надавати. Підготуйте реалістичний прогноз у канадських доларах (CAD) для кожного напряму — обмін валют, перекази, криптооперації тощо. FINTRAC використовує ці дані, щоб оцінити масштаб вашої діяльності.
Інші відомості про бізнес: Потрібно також зазначити кількість співробітників (навіть якщо це лише засновники на початковому етапі) та докладну інформацію про усі фізичні локації, де здійснюватиметься діяльність MSB. Якщо ви плануєте мати агентів або представників, які діятимуть від вашого імені, необхідно вказати їхні дані й переконатися, що вони відповідають вимогам (агенти не повинні бути особами, яким заборонено діяльність). Більшість стартапів починають без агентів, але якщо ви плануєте використовувати white-label-партнерів чи незалежних брокерів — зазначте це.

Наявність усіх цих документів і даних заздалегідь значно спростить процес подання. Скануйте документи у форматі PDF (FINTRAC рекомендує об’єднувати пов’язані документи в один файл) і переконайтеся, що копії чіткі — нечіткі або неповні файли буде відхилено.

Крок 4: Надішліть форму попередньої реєстрації FINTRAC

Після підготовки всіх матеріалів настав час звернутися до FINTRAC, подавши форму попередньої реєстрації (Етап 1 процесу). Ця форма доступна на вебсайті FINTRAC і фактично є запитом на реєстрацію вашого MSB. У формі попередньої реєстрації ви зазначаєте: назву компанії та контактну інформацію, типи MSB-послуг, які плануєте надавати (наприклад, «постачальник платіжних послуг» — що охоплює грошові перекази, обмін валют, операції з віртуальною валютою тощо — оберіть усі, що підходять), а також заповнюєте вільне поле «додаткова інформація», де описуєте свою бізнес-модель.

Будьте максимально детальними та конкретними у цьому описі. Поясніть, як саме працюватиме ваш бізнес, хто ваші клієнти, як здійснюватимуться операції та як ви плануєте дотримуватися вимог AML. Причина проста: команда політики FINTRAC ретельно перевіряє цей опис, щоб визначити, чи підпадає ваш бізнес під категорію MSB та чи ви готові до реєстрації. Якщо ваша заявка буде занадто поверхневою або загальною, FINTRAC майже напевно зв’яжеться з вами для уточнень, що призведе до затримок або навіть до скасування попередньої заявки, якщо ви не відповісте вчасно.

Після надсилання форми потрібно почекати. Станом на 2025 рік FINTRAC має значний резерв нерозглянутих заявок, тому перевірка, яка раніше займала близько тижня, тепер може тривати кілька місяців. У цей період залишайтеся на зв’язку — регулярно перевіряйте електронну пошту (включно зі спамом) і відповідайте на дзвінки з невідомих номерів, адже FINTRAC часто телефонує з прихованих номерів. Коли FINTRAC підтвердить, що ви відповідаєте базовим вимогам, вам підтвердять право на подальшу реєстрацію. Зазвичай ви отримаєте облікові дані (ім’я користувача та тимчасовий пароль) для доступу до захищеної онлайн-системи реєстрації MSB FINTRAC, які передаються телефоном із міркувань безпеки. В окремих випадках FINTRAC може скористатися захищеним повідомленням (наприклад, посиланням Canada Post Connect), щоб надіслати вам форму та зібрати документи.

Крок 5: Заповніть повну заявку на реєстрацію MSB

Тепер настає Етап 2 — заповнення повної форми реєстрації. Використовуючи надані FINTRAC облікові дані або захищене посилання, увійдіть у систему реєстрації MSB, щоб заповнити детальну заявку. У цій формі потрібно внести всю інформацію, підготовлену на Кроці 3, і, за потреби, завантажити підтвердні документи. Основні розділи форми включають:

Ідентифікація бізнесу: Юридична назва, усі торгові назви, адреса головного офісу, телефон, електронна пошта, вебсайт тощо. Також потрібно вказати ваш бізнес-номер (BN) (якщо є) і тип юридичної особи (корпорація, партнерство тощо).
Види діяльності MSB: Вкажіть, які саме послуги MSB ви плануєте надавати (обмін валют, перекази коштів, випуск грошових переказів, операції з віртуальними валютами тощо) та чи використовуватимете агентів або філії. Зазначте прогнозовані річні обсяги транзакцій для кожного виду послуг, як підготували раніше. Також опишіть, як і де надаватимуться ці послуги (онлайн, особисто, на території Канади чи за кордоном).
Власність і контроль: Внесіть дані про кожного власника та керівника. У формі зазвичай є поля для імені, дати народження, посади, відсотка володіння, домашньої адреси, а також, можливо, громадянства або номера документа. Також потрібно вказати, чи хтось із власників або директорів мав судимість за фінансові злочини або попередню відмову у реєстрації MSB — позитивна відповідь може призвести до додаткової перевірки або відмови.
Офіцер з комплаєнсу: Вкажіть ім’я та контактну інформацію особи, яку ви призначаєте офіцером з комплаєнсу у своїй компанії. Це має бути людина, що має достатній рівень компетенції та повноважень для щоденного контролю за дотриманням AML-вимог (для невеликого стартапу це може бути засновник або менеджер із відповідним навчанням). FINTRAC вимагає обов’язкового призначення цієї особи — залишити це поле порожнім або «TBD» не можна, інакше буде затримка в розгляді.
Банківська інформація: Вкажіть реквізити будь-яких бізнес-рахунків (назва банку та номер рахунку). Якщо маєте кілька рахунків (наприклад, окремо для операцій і для клієнтських коштів), зазначте всі. Якщо рахунок ще не відкрито, можна вказати, що процес триває або який банк ви плануєте використовувати. FINTRAC не вимагає наявності рахунку для схвалення реєстрації, але його наявність підвищує довіру до вашої заявки.
Завантаження документів: Необхідно додати файли, зібрані раніше — сертифікат про інкорпорацію, документ про структуру власності, а також довідки про несудимість відповідних осіб. Переконайтеся, що всі файли відповідають вимогам до формату та розміру й мають чітку якість. Якщо система не дозволяє завантажити певний файл, офіцер FINTRAC може попросити надіслати його через захищену електронну пошту або Canada Post Connect.

Перевірте, щоб усі обов’язкові поля були заповнені, а документи — прикріплені. Система не дозволить подати заявку, якщо відсутня обов’язкова інформація. Перед відправленням уважно перегляньте все на точність — після подання форму зазвичай не можна редагувати, якщо тільки FINTRAC не поверне її для виправлень. Помилки або невідповідності (наприклад, різниця в іменах між формою та документами) можуть сповільнити процес або викликати додаткові запити.

На завершення подайте заявку електронно. Після відправлення ви отримаєте підтвердження про отримання заявки (зазвичай електронною поштою або безпосередньо на екрані). На цьому етапі ваша частина завершена — далі заявку розглядатиме FINTRAC.

Крок 6: Отримання номера реєстрації MSB у FINTRAC

Після подання заявки знову настає етап очікування. FINTRAC проводить детальну перевірку вашої заявки. Під час цього етапу вони можуть зв’язатися з вами для уточнення або надання додаткової інформації. Наприклад, якщо деякі документи нечитабельні або виникають запитання щодо вашої програми комплаєнсу, відповідайте швидко та повно на всі запити.

Коли FINTRAC буде задоволений результатами перевірки, вашу реєстрацію MSB буде схвалено. Ви отримаєте повідомлення про схвалення та ваш номер реєстрації MSB FINTRAC (його також називають просто номером MSB). Зазвичай повідомлення надсилається електронною поштою: FINTRAC надсилає офіційне підтвердження та сертифікат реєстрації у форматі PDF. Збережіть цей документ — FINTRAC не надсилає паперових сертифікатів і не стягує жодних зборів, тому електронний PDF є вашим офіційним доказом реєстрації.

Ваш бізнес також буде внесено до публічного реєстру MSB FINTRAC, який доступний для пошуку банками та клієнтами, щоб перевірити, що ви зареєстрований MSB. У реєстрі з’являться назва вашої компанії та номер MSB (зі статусом “активний”) — зазвичай протягом кількох днів після схвалення.

На цьому етапі вітаємо — ви офіційно зареєстровані та можете легально розпочинати діяльність MSB у Канаді. Реєстрація MSB дійсна протягом двох років від дати схвалення. Важливо пам’ятати, що реєстрацію потрібно поновлювати кожні 2 роки, інакше вона втратить чинність (докладніше про поновлення — у наступних розділах). Але наразі, маючи FINTRAC-номер, ви можете зосередитись на запуску свого продукту, підключенні клієнтів і встановленні банківських чи платіжних партнерств (більшість партнерів запитуватимуть ваш номер MSB у процесі перевірки).

Необхідні документи для реєстрації MSB (деталі)

Розгляньмо основні категорії документів, які потрібно підготувати для успішної реєстрації MSB:

Документи про створення та структуру компанії: Щоб підтвердити існування вашого бізнесу та показати, хто ним володіє або його контролює, підготуйте сертифікат про інкорпорацію (або інший офіційний документ про реєстрацію) і документ, який описує структуру власності та управління. Для корпорацій потрібен сертифікат і список директорів/акціонерів (капітальна таблиця або організаційна схема). Для партнерств або приватних підприємців — договір партнерства чи реєстраційний документ і документ, що показує власників/партнерів. FINTRAC прагне бачити юридичну особу компанії та осіб, які фактично нею володіють. Усі документи мають бути актуальними та автентичними.
Інформація про директорів, власників і кінцевих бенефіціарів (UBO): «UBO» означає кінцевих бенефіціарних власників — осіб, які зрештою контролюють бізнес (зазвичай ті, хто має ≥20–25% частки). Зберіть особисті дані всіх директорів, керівників і основних власників. Копії державних документів, що посвідчують особу, не завжди обов’язкові, але варто мати їх під рукою. Обов’язково потрібні довідки про відсутність судимості для таких осіб: CEO, президента, усіх директорів і кожного власника з 20% або більшою часткою. Ці довідки мають бути видані поліцією або уповноваженим органом не раніше ніж за 6 місяців до подання заявки. Якщо хтось має судимість, пов’язану з фінансовими злочинами, це може стати підставою для відмови. (Зверніть увагу: поріг володіння для FINTRAC становить 20% — це трохи суворіше, ніж 25%, що використовується для KYC.) Якщо документи не англійською або французькою, зробіть переклад із нотаріальним підтвердженням.
Документи програми AML-комплаєнсу: Хоча не завжди потрібно завантажувати ці документи під час реєстрації, на практиці ви повинні мати повністю оформлену AML/CFT-програму комплаєнсу. Вона має включати письмовий Посібник або Політику з комплаєнсу, що описує ваші процедури з ідентифікації клієнтів, ведення записів, оцінки ризиків, моніторингу транзакцій, подання звітів про підозрілі операції тощо. FINTRAC очікує, що кожен MSB впровадить повноцінну програму контролю, у якій визначено офіцера з комплаєнсу, описано навчання персоналу та передбачено перевірку ефективності кожні два роки. Корисно також мати резюме або біографію офіцера з комплаєнсу, що підтверджує його компетенцію. Примітка: для компаній із підвищеним ризиком (наприклад, криптобірж) FINTRAC може запитати частини програми під час розгляду. Сильна, добре задокументована AML-програма, що відповідає сучасним вимогам FINTRAC, допоможе уникнути затримок.
KYC, оцінка ризиків та інші супровідні документи: Разом із програмою AML необхідно мати документацію ваших процедур KYC (знай свого клієнта) та письмову оцінку ризиків. FINTRAC може не вимагати їх під час реєстрації, але вони є важливою частиною готовності до реєстрації. Наприклад, потрібно мати шаблони анкет для перевірки клієнтів і матрицю ризиків, яка показує, як ви визначаєте рівень ризику. Також варто підготувати будь-які договори з третіми сторонами (наприклад, із компанією, яка допомагає з комплаєнсом або надає white-label рішення). FINTRAC хоче знати, чи залучені зовнішні партнери до вашої діяльності.
Підтвердження банківського рахунку: Якщо ви вже відкрили банківський рахунок для свого MSB, отримайте лист із банку або виписку, що підтверджує його існування. Хоча FINTRAC не вимагає подання таких документів, наявність банківського рахунку посилює вашу заявку. Деякі банки вимагають реєстрацію MSB перед відкриттям рахунку, але FINTRAC, навпаки, позитивно ставиться до компаній, які вже мають банківське рішення або план. Якщо банк ще не відкрив рахунок, поясніть, як ви плануєте працювати з коштами (наприклад, через платіжного провайдера). Для певних типів MSB (наприклад, пунктів обміну валют) FINTRAC може очікувати, що банківський рахунок уже буде вказаний.

Підготувавши ці документи заздалегідь, ви створите повну та переконливу заявку. Відсутність документів або поспіх із їхнім поданням — одна з основних причин затримок чи відмов. Використовуйте чеклист у бонусному розділі, щоб переконатися, що у вас є все необхідне.

Орієнтовні терміни реєстрації MSB у 2025 році

Скільки часу займає отримання реєстрації MSB у 2025 році? Реальна відповідь: довше, ніж раніше. У 2024 році багато заявок оброблялися приблизно за 2–3 місяці, але у 2025 році FINTRAC стикається з нестачею ресурсів і напливом нових заявників (особливо з крипто-та платіжного секторів). Ось чого варто очікувати:

Перевірка попередньої реєстрації: приблизно 2–3+ місяці. Початковий контакт від FINTRAC після подання форми попередньої реєстрації у 2025 році може зайняти кілька місяців. Раніше це було питання кількох днів, але тепер ні. FINTRAC отримує тисячі нових заявок щороку, подвоївши кількість MSB із 3 000 до 6 000, що спричинило великі затримки. Тому приготуйтеся до очікування: етап, який раніше займав 5 робочих днів, тепер часто триває кілька місяців. Протягом цього періоду FINTRAC може надсилати додаткові запити, що подовжить процес на кілька тижнів.
Схвалення повної заявки: приблизно 2–4+ місяці після подання Етапу 2. Після того як ви подасте повну заявку, офіційне рішення може надійти ще через кілька місяців. Деякі добре підготовлені заявки можуть бути схвалені за 4–8 тижнів, але більшість заявників стикаються з 5–6-місячним загальним строком від подання до затвердження. За даними консультантів із комплаєнсу, FINTRAC у 2025 році в середньому повідомляє про рішення через 5–6 місяців після отримання заявки — через ретельну перевірку та внутрішні затримки.
Можливі затримки: Якщо FINTRAC запитує додаткові документи під час розгляду (наприклад, уточнення або оновлену інформацію), процес може тимчасово призупинитися. Такі запити часто надходять через 4–5 місяців після подання, і остаточне схвалення надходить через кілька тижнів після відповіді. Затримки також можуть бути пов’язані з кіберінцидентами (як у 2024 році) або підвищеною увагою міжнародних організацій (наприклад, FATF), через що FINTRAC ретельніше перевіряє кожну заявку.

Отже, добре підготовлена заявка може бути завершена приблизно за 3 місяці, але у 2025 році 5–6 місяців — цілком нормальний строк. Якщо у вашій заявці є помилки або відбуваються затримки через уточнення, процес може тривати довше. Варто врахувати ці терміни у своєму бізнес-плані, щоб уникнути простоїв. Спілкуйтеся з FINTRAC проактивно та переконайтеся, що подаєте повний пакет документів, аби мінімізувати ризик затримок. Пам’ятайте: ви не можете законно працювати як MSB, доки не отримаєте офіційне схвалення, тому плануйте свою діяльність відповідно.

На позитивній ноті: FINTRAC не стягує жодних зборів за реєстрацію, тож єдиними «витратами» є час і зусилля.

Поширені помилки під час реєстрації MSB

Реєстрація як MSB — це процес, що вимагає уваги до деталей. Нижче наведено типові помилки, які часто допускають підприємці. Уникаючи їх, ви значно спростите свій шлях до успішної реєстрації:

Відсутність призначеного офіцера з комплаєнсу: Кожен MSB зобов’язаний призначити офіцера з комплаєнсу під час реєстрації — особу, відповідальну за дотримання вимог AML. Поширена помилка — залишати цю посаду вакантною або призначати людину без належних знань чи повноважень. FINTRAC очікує побачити конкретне ім’я та посаду. Переконайтеся, що ця особа дійсно виконує свою роль, а не просто вказана «для галочки». Відсутність офіцера з комплаєнсу або номінальне призначення може призвести до відмови або проблем із дотриманням вимог у майбутньому.
Неповна або нечітка форма попередньої реєстрації: Етап попередньої реєстрації — це перше враження про ваш бізнес. Подання форми з мінімумом деталей (наприклад, лише «платформа для торгівлі криптовалютою» без пояснень) є серйозною помилкою. Рецензенти FINTRAC повинні чітко розуміти вашу бізнес-модель, щоб визначити відповідність вимогам. Якщо опис занадто загальний, вони надішлють додаткові запитання, що затягне процес або навіть призведе до анулювання вашої заявки, якщо ви не відповісте вчасно. Уникайте шаблонних фраз — краще подайте стислий, але зрозумілий опис ваших послуг, цільової аудиторії та способів виконання вимог AML.
Відсутність або неправильні документи: Ще одна поширена помилка — не подати всі необхідні документи або надати застарілі дані. Наприклад, пропустити довідку про несудимість одного з власників або завантажити старий сертифікат інкорпорації. Компанії без досвіду часто роблять помилки типу: «не подали документ програми комплаєнсу», «не вказали працівників», «подали неправильну бізнес-інформацію». Кожна така помилка призведе до додаткових запитів від FINTRAC і затримає схвалення. Використовуйте контрольний список (див. нижче), щоб переконатися, що всі елементи подані, а імена, адреси й номери збігаються в усіх документах.
Надто загальний або нечіткий опис бізнес-моделі: Це стосується не лише попередньої, а й повної заявки. Якщо ви вживаєте модні, але нечіткі фрази на кшталт «фінтех-платформа на базі блокчейну для міжнародних переказів», ваша заявка потрапить на ручну перевірку. Система FINTRAC автоматично виділяє заявки з нечітким або складним описом (особливо якщо є міжнародні чи криптоелементи), що призводить до додаткової перевірки офіцерами. Щоб цього уникнути, будьте конкретними: напишіть, наприклад, «вебплатформа для обміну валют, яка дозволяє користувачам обмінювати CAD на USD і навпаки, до $100 000 на клієнта щороку». Не припускайте, що рецензент сам зрозуміє ваш бізнес — поясніть усе прямо.
Недооцінка вимог KYC і AML-комплаєнсу: Багато стартапів концентруються на продукті, а не на дотриманні правил — це серйозна помилка. FINTRAC очікує, що ви розумієте свої зобов’язання щодо KYC, ведення записів і подання звітів та маєте план їх реалізації. Якщо у вашій заявці або під час спілкування з FINTRAC видно, що програма комплаєнсу слабка (наприклад, «кілька базових політик» без деталей), це може викликати сумніви і призвести до відмови або затримки. Ознаки недооцінки вимог — відсутність письмової програми, плану навчання чи перевірки ефективності. Продемонструйте, що ви серйозно ставитеся до комплаєнсу — наприклад, вкажіть, що плануєте запровадити систему моніторингу транзакцій або проводити щорічні тренінги. Це підвищить довіру FINTRAC.

Уникаючи цих помилок — призначивши компетентного офіцера з комплаєнсу, детально заповнивши форми, подавши всі документи, чітко описавши бізнес-модель і показавши розуміння вимог AML — ви значно підвищите шанси на швидке та успішне схвалення вашої заявки.

Поточна відповідність після реєстрації

Отримання вашої реєстрації MSB — лише початок. Після того як ви отримали свій реєстраційний номер MSB, поточна відповідність вимогам FINTRAC та іншим регуляторним нормам стає частиною щоденної діяльності вашого бізнесу. Основні обов’язки після реєстрації включають:

Звітування про транзакції до FINTRAC: Як діючий MSB, ви зобов’язані відстежувати операції та повідомляти про певні типи транзакцій у встановлені терміни. Основні типи звітів: Звіти про підозрілі транзакції (STR) — якщо ви виявили операцію, що дає підстави підозрювати відмивання грошей або фінансування тероризму, ви повинні подати STR протягом 30 днів від моменту виникнення підозри. Звіти про великі готівкові транзакції (LCTR) — для будь-якої готівкової операції на суму 10 000 CAD або більше (або кількох дрібних операцій, що разом перевищують 10 тис. за 24 години для одного клієнта) звіт подається протягом 15 днів. Звіти про електронні перекази коштів (EFTR) — для міжнародних електронних переказів на суму 10 000 CAD або більше (вхідних або вихідних) звіт подається протягом 5 робочих днів. Звіти про великі транзакції з віртуальною валютою (LVCTR) — для операцій із криптовалютою на суму 10 000 CAD або більше, отриманих вашим бізнесом, звіт подається протягом 5 робочих днів. Також існують звіти про майно терористичних організацій, які подаються негайно, якщо ви виявили чи контролюєте активи, пов’язані з тероризмом. Ваш бізнес має мати процеси для виявлення цих подій і подання звітів через онлайн-систему або API FINTRAC. Пропуск або запізнення зі звітом може призвести до штрафів.
Ведення записів: Ви зобов’язані зберігати докладні записи про свої операції та ідентифікацію клієнтів. Зазвичай будь-яка транзакція на суму від 1 000 CAD, а також будь-яка операція, про яку потрібно звітувати, має бути задокументована й зберігатися щонайменше 5 років. Це включає копії документів, що підтверджують особу клієнтів, квитанції, деталі транзакцій, записи електронних переказів тощо. Ваша програма комплаєнсу має визначати, які саме записи ведуться та як вони зберігаються. Усі дані повинні бути захищені (для збереження конфіденційності клієнтів) і систематизовані так, щоб ви могли надати їх FINTRAC або аудиторам за запитом. Також потрібно зберігати копії AML-документів, оцінок ризиків і звітів про навчання персоналу щонайменше протягом п’яти років.
Підтримка програми AML після реєстрації: Після отримання ліцензії ви повинні ефективно впроваджувати та підтримувати свою програму AML. Це означає регулярне навчання персоналу (фіксуйте дати проведення тренінгів і теми) та проведення перевірки ефективності кожні два роки. Така перевірка — це внутрішній або зовнішній аудит ваших AML-контролів, який є обов’язковим за законом. Вона допомагає визначити слабкі місця та вдосконалити політики. Якщо модель вашого бізнесу змінюється або з’являються нові продукти, необхідно оновити оцінку ризиків і відповідні процедури.
Оновлення інформації про реєстрацію: Ваша реєстрація MSB не є статичною. Якщо у вашій компанії відбулися зміни — нові директори чи власники, зміна адреси, розширення переліку послуг або припинення певної діяльності — ви повинні повідомити FINTRAC протягом 30 днів з моменту зміни. Це робиться шляхом подання форми «Change of Registration Information» у системі FINTRAC. Актуальність даних — це юридичний обов’язок. Якщо, наприклад, у компанії з’явився новий акціонер із часткою 25%, а ви не повідомили FINTRAC, це буде вважатися порушенням.
Поновлення кожні два роки: Ваша реєстрація MSB діє протягом двох років. Поновлення потрібно здійснити до закінчення цього строку, щоб залишатися у реєстрі. FINTRAC зазвичай надсилає нагадування про наближення дати поновлення. Під час поновлення ви маєте переглянути та оновити інформацію, а також подати нові довідки про відсутність судимості для власників і директорів (вони мають оновлюватися раз на два роки згідно з новими правилами). Жодних державних зборів за поновлення немає — процес безкоштовний (деякі джерела помилково зазначають плату 530 CAD, але FINTRAC її не стягує). Головне — дотриматися терміну: подавайте поновлення щонайменше за 30 днів до дати закінчення дії реєстрації. Якщо ви пропустите дедлайн, статус вашої компанії може бути позначено як «неактивний», і тоді доведеться реєструватися заново, що може перервати роботу вашого бізнесу.

Крім зазначеного, слідкуйте за новими змінами у законодавстві. Канадські правила AML постійно оновлюються — наприклад, у 2025 році нові вимоги зобов’язали платформи краудфандингу та операторів банкоматів white-label проходити реєстрацію як MSB і впроваджувати повну систему комплаєнсу. FINTRAC регулярно оновлює свої роз’яснення, тому варто підписатися на офіційні новини або галузеві розсилки.

Найголовніше — сформуйте у своїй компанії культуру комплаєнсу. Це означає, що керівництво підтримує ініціативи щодо дотримання вимог, працівники розуміють важливість цих процесів, а ви виділяєте ресурси (час, технології, можливо, зовнішніх радників), щоб система AML працювала ефективно. Таким чином, ви не лише виконуєте свої постійні зобов’язання, але й зміцнюєте довіру банківських партнерів і регуляторів, забезпечуючи стабільну діяльність вашого MSB.

Партнерство з MapleBiz для простої реєстрації MSB

Успішна реєстрація та запуск MSB у Канаді — це складний процес, але вам не потрібно проходити його самостійно. MapleBiz допомагає фінтех- і криптопідприємцям отримати повну реєстрацію MSB та забезпечити відповідність вимогам без зайвих труднощів. Від інкорпорації вашої канадської компанії до створення ефективної програми комплаєнсу — експерти MapleBiz беруть на себе всю складну роботу. Ми гарантуємо, що ваша форма попередньої реєстрації буде заповнена правильно та переконливо (щоб уникнути черг), підготуємо всі необхідні документи та будемо взаємодіяти з FINTRAC від вашого імені, щоб прискорити процес схвалення.