Record-keeping — это не просто обязанность хранить документы. Это стратегический инструмент защиты бизнеса от финансовых и репутационных рисков. Для Money Service Business в Канаде ведение документации составляет один из пяти столпов комплаенса MSB, наряду с регистрацией в FINTRAC, верификацией клиентов, мониторингом транзакций и отчётностью.
Когда MSB не может предоставить запрошенные записи в течение 30 дней, это сигнализирует регулятору о системных проблемах в управлении. Записи должны храниться так, чтобы их можно было предоставить в FINTRAC в течение 30 дней по запросу. Важно понимать: неспособность оперативно предоставить документы приравнивается к их отсутствию.
Правовой фундамент record-keeping закреплён в Proceeds of Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Act (PCMLTFA). Этот закон даёт FINTRAC полномочия проводить проверки FINTRAC и требовать доступ к документации. Компании должны регистрироваться в FINTRAC, создавать программы комплаенса, верифицировать клиентов, хранить предписанные записи и отчитываться о подозрительных транзакциях.
С октября 2025 года вступили новые требования, усилившие надзор за агентами MSB и бенефициарными владельцами. Проверка должна включать криминальные записи на всех ключевых лиц, каждая запись выдаётся компетентным органом в течение шести месяцев и хранится минимум пять лет. Это означает более строгий контроль входа на рынок и повышенные барьеры для недобросовестных игроков.
MSB обязаны хранить копии всех отчётов, направленных в FINTRAC, минимум 5 лет с даты подачи. Это включает:
Критический нюанс: все записи должны храниться минимум пять лет, включая как отчёты о подозрительных транзакциях, так и отчёты о крупных денежных операциях. Компания MapleBiz оказывает юридическое сопровождение MSB в организации системы хранения и своевременной подготовке отчётности.
Идентификационная информация клиентов включает имя, адрес, номер телефона, род деятельности или основной бизнес, дату рождения для физических лиц. MSB должны хранить методы верификации: копии документов, подтверждающие личность, источники проверки данных, записи о принятых мерах due diligence.
Для бизнес-клиентов требуется документация о структуре собственности и бенефициарах. MSB должны собирать бизнес-информацию, верифицировать бенефициарных владельцев с долей от 25 процентов. Это усложняет комплаенс, но защищает от использования структуры MSB для скрытия источников средств.
Для транзакций свыше 3000 долларов записи должны включать имя клиента, дату операции, общую сумму, имя эмитента чека, референсный номер. Детальность требований растёт с суммой операции. Пренебрежение деталями при небольших транзакциях оборачивается пробелами при аудитах FINTRAC.
Правило агрегации: транзакции суммируются, если проводятся одним лицом, от имени одного лица или в пользу одного бенефициара в течение 24 часов. Правило 24 часов требует, чтобы множественные транзакции одного типа агрегировались, если они составляют 10 000 долларов или более, происходят в течение 24 часов подряд. Игнорирование этого механизма — частая причина штрафов.
Правило 24 часов — это требование агрегировать транзакции одного типа, 24-часовой период должен быть последовательным и не может превышать 24 часов. Критическая ошибка операторов: использовать календарные сутки вместо скользящего окна. MSB должен отслеживать перекрывающиеся периоды, а не фиксированные временные рамки.
Компромисс системы: агрегация усиливает выявление структурированных операций (когда клиенты дробят суммы, чтобы избежать порогов), но увеличивает административную нагрузку. Решение — автоматизация мониторинга через специализированные compliance-системы. Эксперты MapleBiz помогают подобрать технические решения, соответствующие масштабу вашего бизнеса.
Согласно PCMLTFA, MSB обязаны хранить записи о финансовых транзакциях минимум пять лет. Однако есть нюанс: срок отсчитывается по-разному для разных категорий документов. Для отчётов — с даты подачи, для клиентских записей — с даты последней транзакции, для транзакционных записей — с даты создания записи.
После истечения пятилетнего срока документы можно уничтожать, но лишь при условии отсутствия активного расследования или судебного запроса. Сотрудники не обязаны хранить записи после завершения работы, MSB должен получить и сохранить записи до окончания трудового договора. Это означает риск при увольнениях: необходимо документировать передачу ответственности.
Записи могут храниться в машиночитаемой или электронной форме при условии, что бумажная копия может быть легко получена. Это даёт гибкость, но создаёт обязательство: система должна гарантировать читаемость данных через годы. Форматы файлов устаревают, носители деградируют, программное обеспечение меняется.
Допущение: многие MSB выбирают облачные решения для масштабируемости. Риск: зависимость от стороннего провайдера и вопросы юрисдикции данных. Альтернатива: гибридные системы с локальным резервированием критичных записей. Выбор зависит от объёма операций, бюджета и технической инфраструктуры.
Тридцатидневное окно — не рекомендация, а императив. Записи могут быть запрошены судебным приказом правоохранительными органами для расследования отмывания денег или финансирования терроризма. Неспособность предоставить данные рассматривается как нарушение, даже если записи физически существуют, но недоступны из-за технических проблем.
Практический чеклист: индексация документов по типу, дате, клиенту; регулярное тестирование процедуры извлечения; назначение ответственных лиц; резервное копирование; план восстановления данных. Специалисты MapleBiz разрабатывают пошаговые процедуры и проводят внутренние аудиты готовности к запросам регулятора.
Тридцать один процент отчитывающихся компаний получили административные денежные штрафы за нарушения ведения документации. Это одна из самых распространённых проблем. Почему? Документооборот воспринимается как вторичная задача, пока не приходит проверка.
Наказание за нарушение record-keeping может достигать 500 000 долларов и пяти лет тюрьмы, эффективное ведение записей критично для compliance и предоставления доказательств при расследованиях. Несоблюдение теперь является правонарушением: штраф до 250 000 долларов или два года тюрьмы при упрощённом производстве, до 500 000 долларов или пять лет при обвинительном акте.
В октябре 2025 года FINTRAC наложил рекордный штраф в 176,96 миллиона долларов на MSB за более чем 2590 нарушений, включая отказ отчитываться о подозрительных транзакциях. Peken Global Limited (KuCoin) оштрафован на 19,5 миллиона за работу как незарегистрированный иностранный MSB и непредставление 2952 отчётов о транзакциях.
С 2022 по 2024 год один банк был оштрафован более чем на 9 миллионов за недостатки в отчётности и мониторинге. Это не теоретические угрозы — регулятор активно применяет санкции. MSB был оштрафован почти на 60 000 долларов за несвоевременное представление требуемой информации. Даже средние нарушения обходятся в десятки тысяч долларов.
Trade-off: усиление compliance повышает издержки, но защищает от катастрофических штрафов и потери репутации. Незарегистрированный MSB рискует не только деньгами, но и возможностью продолжать деятельность. Обращение к MapleBiz для комплексного юридического аудита системы документооборота — превентивная мера, предотвращающая дорогостоящие ошибки.
Навигация в регуляторных требованиях FINTRAC — сложная задача, особенно для растущих MSB. MapleBiz предлагает юридическое сопровождение на всех этапах: от первичной регистрации до подготовки к регуляторным проверкам. Мы помогаем выстроить систему record-keeping, соответствующую не только букве закона, но и ожиданиям регулятора при проверках.
Наши услуги включают разработку политик и процедур документооборота, обучение персонала требованиям комплаенса, проведение внутренних аудитов готовности к проверкам FINTRAC, консультации по техническим решениям для автоматизации хранения и извлечения данных. Когда регулятор запрашивает документы, у вас есть 30 дней. Мы помогаем быть готовыми заранее.
Record-keeping — это не бюрократическая формальность, а защитный механизм вашего бизнеса. Правильно организованная система документооборот экономит время при проверках, снижает риски штрафов, обеспечивает доказательную базу при спорах. Свяжитесь с MapleBiz для консультации по организации compliance-системы вашего MSB — предотвратите проблемы до их возникновения.
